Dall’avvento del nuovo millennio l’idea di organizzare eventi per motivare le risorse interne ed esterne di un azienda ha sempre più preso piede a livello nazionale ed internazionale. Soprattutto in grandi città è ingente l’attività a livello corporate e comunicativo l’attività di agenzie organizzazione eventi Milano o Roma o Firenze allo scopo di migliorare le condizioni dei rapporti interpersonali , l’aspetto motivazionale e le performance del proprio staff. Team building, aspetto motivazionale: tutto passa attraverso l’impatto emotivo suscitato dal ricordo positivo di una giornata particolare.
Tra le svariate esigenze che un’agenzia di organizzazione eventi aziendali deve soddisfare figurano:
- eventi aziendali (lancio di prodotti, meeting aziendali e dealer convention, business convention). In questi casi il compito è genericamente affidato a specifici enti, ad esempio agenzie organizzazione eventi settore beauty piuttosto che agenzie organizzazione eventi settore finanza o ICT, di marketing o farmaceutico.
- attività di PR (conferenze stampa, media event, cene di gala)
- programmi di marketing (fiere, grandi aperture)
- tour o eventi speciali come concerti, spettacoli di piazza, cerimonie di premiazione, sfilate di moda.
Il cliente affida all’organizzazione stessa anche tutta una serie di attività, tra cui l’aspetto creativo, tecnico, la logistica dell’evento, la gestione del budget.
L’agenzia eventi è suddivisa in tre reparti:
- Creatività – coordinata da un Direttore Creativo
- Contatto – coordinata da un Account Executiveo da un Business Manager
- Produzione – Coordinata da un Project Managercoaudivuato da un direttore di produzione.
In epoca più recente, il project manager si occupa della gestione completa del progetto e del coordinamento produttivo.
Le competenze e l’esperienza dell’organizzazione danno particolare risalto anche alla strategia, al marketing e all’aspetto comunicativo, e si manifestano soprattutto nel coordinare il giusto mix di aspetti creativi, tecnici e logistici che portano l’evento e l’organizzazione stessa ad avere successo. Possono riguardare il design dell’evento, la produzione audiovisiva e contenutistica, budget, customer care e negoziazione. È una professione a livello quasi multidisciplinare.
